Så använder du LEAN för att få en effektiv & lönsam verksamhet

Du har säkert hört om den japanska metoden LEAN för att skapa en lönsam och effektiv verksamhet. Här visar vi hur du kan använda 5S i praktiken – och vilka produkter som hjälper dig nå dina mål!

LEAN – kort och gott

Tanken med LEAN är att verksamheten ska strömlinjeformas för att bli så effektiv och lönsam som möjligt. Det innebär både att ta bort allt som är onödigt och att organisera verksamheten på bästa sätt.

Här fokuserar vi på de sista av de två – det så kallade 5S-systemet. 5S syftar till att arbetsplatsen ska vara fin och organiserad, och att det ska ta minsta möjliga tid att hitta det du behöver.

Det kanske låter enkelt, men det är där styrkan i systemet ligger: med enkla åtgärder kan du öka produktiviteten och lönsamheten! Detta sker för att du minskar kostnaderna, får bättre flöde i verksamheten och därmed färre stopp – och levererar snabbare till kunden.

| Läs också: Därför överlever inte nystartade företag »

Det här är de 5 S-en

Steg 1: sortera

Börja med att se över all utrustning, material och verktyg, och bestäm vad som är viktigt och vad som inte är det. Behåll bara sådant som är absolut nödvändigt – resten kan återvinnas, säljas eller förvaras någon annanstans.

Steg 2: systematisera

När allt onödigt rensats bort är nästa steg att organisera utrustningen och verktygen du faktiskt använder. Här är det klokt att lägga tid på att tänka igenom hur allt ska förvaras för att göra det så effektivt som möjligt samtidigt som ni får bästa tänkbara arbetsflöde.

Ofta kan du med hjälp av tejp eller klistermärken tydligt visa var allt hör hemma, så att det blir både snyggt och överskådligt.

Steg 3: städa

Det tredje steget handlar om regelbunden röjning och städning. Även om varje sak har fått sin permanenta plats betyder det ingenting om föremålet inte läggs tillbaka efter användning.

Därför måste man sätta upp regler för vad som ska städas, när det ska städas och vem som har ansvaret. Ofta blir det så att den som hämtat ut utrustningen också ansvarar för att den sätts tillbaka på rätt plats efter den använts.  

Dessutom bör man ha en plan för storstädning och sophantering där tanken är att allt ska ”gå av sig själv”. Det innebär att du bestämmer vad som ska göras dagligen, veckovis och månadsvis.

| Läs också: Ge arbetsplatsen en makeover och få en bättre arbetsmiljö »

Steg 4: standardisera

Nästa steg är att skapa bra översikter, att göra-listor och checklistor över vad som behöver göras, samt säkerhetsställa att alla inblandade är trygga i sina uppgifter.

Det är även viktigt att detta inkluderar nyanställda så att alla som blir en del av teamet får en gedigen utbildning i rutiner och ansvar. På så vis säkerställs ett sömlöst arbetsflöde, oavsett vem som är på jobbet vid en viss tidpunkt.

Steg 5: sköt om

Detta steg går man igenom för att förhindra att falla tillbaka i samma gamla arbetssätt och rutiner efter att 5S införts. Det innebär bland annat att åtgärder vidtas för att upptäcka svagheter i rutinerna, och att de ständigt underhålls och förbättras.

Ofta är det så att det, även med de bästa avsikter och ansträngningar, kommer finnas områden som har förbisetts. Eller så visar det sig kanske att man, av en eller annan anledning, inte klarar av att följa rutinerna som lagts upp. Det är då viktigt att man har mekanismer på plats för att fånga upp och hantera detta, snarare än att gå tillbaka till det ”gamla sättet” att göra saker.

Rätt gjort kan 5S-systemet förbättra kundservice, effektivitet, säkerhet och vinst. För att lyckas är det viktigt att alla i organisationen är med på varför detta görs, är delaktiga i besluten om hur rutinerna ska vara och hålls uppdaterade om dessa hela tiden.

| Läs också: Superguiden för inredning till omklädningsrum och offentliga miljöer »

Källor: Clients First Business Solutions, Wikipedia